Een kort stappenplan voor Wedstrijd Organisaties

Bij het organiseren van een wedstrijd komt altijd veel kijken. Je hoeft geen ICTer te zijn om dit allemaal te regelen. Een beetje affiniteit met computers is echter wel handig!

Hieronder in enkele stappen het digitale proces rondom inschrijvingen en tijdregistratie:

1. Meld je als WO aan bij de SBN en geef de wedstrijddatum door (voor 1 januari voorafgaand komende seizoen) aan het SBN bondsbureau.
   • Je krijgt dan buiten algemene informatie ook toegang tot uvponline.
   • Geef contactgevens van de uvp/uvponlne contactpersoon (naam, email, telefoon) door aan het secretariaat.
2. Richt uvponline in voor registratie deelnemers
   • Lees eerst goed de documentatie/wiki door.
   • Betalingsopties: Stel de betalingsopties in.
3. Onderhoud de inschrijvingen op uvponline.
4. Tags bestellen
   • Mocht je gebruik maken van geautomatiseerde tijdregistratie dan moet je tags bestellen die de deelnemer bij zich draagt tijdens de wedstrijd (enkelband). Doe dit tegelijk met de shirts, zo'n 5 weken voor de wedstrijddag.
5. Na sluiten inschrijvingen gaan we in startnummers en startgroepen indelen. Dit kan online en in uvp4j.
   • Eventueel via SEPA eigen incassobestanden maken voor de bank.
   • Lees goed het reglement door mbt het indelen van startgroepen en toekennen van startnummers!
   • Speciaal aandacht voor regels omtrent de maatshirts, startranking en kampioenschappen!
6. Tijdregistratie op de wedstrijddag zelf
   • Lees hier over een aantal mogelijkheden hoe dit aan te pakken
7. Verwerk ingenomen bandjes en stuur binnen 3 dagen na de run de uitslagen XML export uit uvp4j naar uitslagen@survivalrunbond.nl
   • Later kun je altijd nog mutaties nasturen via een nieuw XML bestand.
   • Laat alle individuele deelnemercategorieen in uvp4j ook splitsen op geslacht en veteranen (veteranen is optioneel bij receatieve categorieen).

Tip!: Via de SBN zijn complete van-te-voren compleet geconfigureerde finish/tijdregistratiekoffers met laptops gratis te leen met daarin alles wat je nodig hebt om in ~10 minuten je tijdregistratie voor de wedstrijd op orde te hebben (inclusief realtime uitslagen op internet!). Neem hiervoor contact op met de koffer beheerder Marco Leeflang via finishkoffer@survivalrunbond.nl of gooi als alternatief een lijntje uit naar het bondsbureau.

 Aanvulling vanwege persoonlijk wedstrijdshirt vanaf seizoen 2026/2027